Работа с персональными данными в дошкольной организации

    К персональным данным лица относится любая информация о нем, например, его Ф.И.О., сведения о его заболеваниях, о прежних местах работы и тому подобное. Даже фотоснимки, видеозапись, на которых изображен человек, является его конфиденциальной информацией.

    878

    Персональные данные – одна из актуальных тем для многих руководителей организаций. Как работать с персональными данными сотрудников ДОУ, воспитанников и их родителей? Есть ли необходимость работать в рамках закона о персональных данных при осуществлении госзакупок?

    При приеме на работу сотрудников, заключении договоров с родителями воспитанников, осуществлении государственных закупок у дошкольной организации возникает потребность осуществлять различные операции с персональными данными. Нормами закона выделен достаточно большой перечень возможных действий с личными данными. Отметим лишь часть из них:

    сбор;

    запись;

    хранение;

    уточнение;

    распространение;

    систематизация.

    В целом все эти действия можно назвать обработкой персональных данных. При этом не важно, используется ли в организации система автоматизации для обработки указанной информации или нет, работа с ней в любом случае будет подпадать под действие ФЗ от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».

    Особенности обработки персональных данных работников

    При оформлении трудовых отношений с сотрудниками работодатель вынужден работать с их персональными данными. Так, согласно ст. 60 ТК РФ, работодатель должен при приеме сотрудника обрабатывать его личные данные, содержащиеся в следующих документах:

    паспорте;

    трудовой книжке;

    пенсионном свидетельстве;

    дипломе об образовании (или другом документе, подтверждающем наличие необходимого образования);

    других документах (при необходимости).

    Работодатель имеет право получать персональные данные о работнике только лично от него. Если по тем или иным причинам необходимая информация не может быть получена непосредственно от сотрудника, а необходимо прибегать к помощи третьей стороны, то сделать это возможно с согласия работника.

    В этой ситуации необходимо заранее письменно уведомить сотрудника о получении его персональных данных у третьей стороны и запросить его письменное согласие на это. В данном уведомлении должна содержаться следующая информация:

    цели, источники и способы получения информации о сотруднике;

    характер персональных данных;

    последствия для работника в случае его отказа от дачи согласия.

    Форма уведомления о запросе персональных данных у третьей стороны, а также письменного согласия сотрудника на такой запрос законом не установлена. Поэтому указанные документы можно составлять в свободной форме.

    На работодателя возложена обязанность ознакомить каждого принимаемого на работу сотрудника с внутренними документами, в которых установлен порядок обработки персональных данных сотрудников, а также права и обязанности работников в этой области.

    Важно, чтобы у работодателя осталось подтверждение факта ознакомления работников с данными документами. Например, можно просить сотрудника расписаться в журнале ознакомления с локальными актами организации, где будет указано, с каким конкретно документом ознакомлен сотрудник, дата ознакомления, его ФИО и должность.

    Нужно ли получать согласие сотрудника на обработку его персональных данных?

    По общему правилу любая работа с конфиденциальной информацией требует получения согласия её владельца. Но законодательство о персональных данных содержит и исключения, которые позволяют обрабатывать указанные данные без согласия сотрудника.

    Относительно персональной информации работников можно выделить следующие ситуации, когда можно обойтись без согласия. Не нужно запрашивать согласия, если обработка персональных данных связана:

    • с осуществлением сотрудником трудовой деятельности в рамках трудового договора;
    • с обязанностью в силу закона размещать персональные данные своих сотрудников в сети Интернет. Согласно законодательству об образовании на официальном сайте образовательного учреждения должны быть отражены персональные данные учредителя организации, руководителя, педагогов. В этой ситуации нет необходимости требовать согласия на размещение в сети Интернет персональных данных, которые указаны в нормативных актах, в рамках исполнения указанной обязанности;
    • с заполнением личной карточки работника в отношении информации об их близких родственниках и строго в том объеме, который предусмотрен унифицированной формой такого документа. Также можно обрабатывать персональные данные родственников без их согласия, если это требуется для получения алиментов или социальных пособий;
    • с получением информации, относящейся к специальной категории персональных данных, в рамках трудового законодательства. Например, необходимо получить информацию о состоянии здоровья сотрудника в целях выявления возможности выполнения им своих трудовых функций;
    • с передачей информации о сотрудниках третьим лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровья, например, когда происходит несчастный случай в организации;
    • с передачей личных данных третьим лицам для исполнения обязанностей в соответствии с трудовым законодательством или другими законами. Например, не требуется согласия сотрудника при обращении в ФСС РР, в ПФР РФ, в органы воинского учета и тому подобное;
    • для осуществления пропускного режима, если такой режим осуществляется организацией самостоятельно либо предусмотрен в локальных нормативных актах;
    • с передачей данных банку, который обслуживает зарплатные карты сотрудников. В этой ситуации важно наличие одного из следующих условий: договор на выпуск карты заключен с работником и в нем указано положение о передаче данных работодателем; у работодателя имеется доверенность от работника на оформление карты; коллективный договор содержит условие о подобной форме и системе оплаты труда.

    Однако если речь идет о замещении вакантной должности, то обработка персональных данных соискателя должна осуществляться только с их согласия.

    Указанные выше выводы сделаны на основе норм законодательства о персональных данных и Разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 года.

    Как составить согласие на обработку персональных данных?

    Законом не установлена форма подобного документа, но в ч. 4 ст. 9 ФЗ о персональных данных отражена обязательная информация, которая должна там содержаться:

    • ФИО и реквизиты паспорта субъекта персональных данных (или представителя с указанием реквизитов доверенности или другого документа, подтверждающего полномочия);
    • название и адрес организации, которая занимается обработкой конфиденциальной информации;
    • цель обработки персональных данных (например, заказ именных подарков сотрудникам компании);
    • перечень личных данных, которые предстоит обрабатывать;
    • название и адрес компании, которая будет непосредственно обрабатывать персональные данные, если эта работа передается третьему лицу (например, магазин фототехники при заказе именных подарков сотрудникам);
    • перечень действий, которые могут быть совершены с персональными данными;
    • срок действия согласия и порядок его отзыва;
    • подпись субъекта персональных данных (например, сотрудника организации).

    Что делать, если сотрудник не дает согласия на обработку персональных данных?

    Как мы видим, в большинстве случаев, связанных с трудовыми отношениями и исполнением своих обязанностей, работодателю не требуется получать согласие сотрудника на обработку персональных данных. Тем не менее, в процессе взаимодействия работника и работодателя нередко возникают ситуации, когда требуется получить письменное согласие. Как же быть руководителю ДОУ, если работник отказался предоставить такое согласие? В этой ситуации работник имеет полное право отказать в даче такого согласия. В случае, когда сотрудник отказывается дать согласие на обработку своей личной информации, работодатель не имеет права обрабатывать её, например, передавать третьим лицам.

    Отказ от дачи согласия не является нарушением трудовой дисциплины, и работник не может быть привлечен за это к ответственности.

    Работа с персональными данными воспитанников и их родителей

    Обработка личной информации воспитанников и их родителей во многом схожа с таковой в отношении сотрудников. Случаи, когда не требуется получения согласия от родителей на работу с личными данными их самих и их детей, аналогичны указанным выше для работников организации.

    Так, например, не нужно требовать от родителей согласие на обработку их данных, которые были получены при заключении договора по присмотру и уходу за ребенком, и используется ДОУ для исполнения данного договора.

    Кроме того, не нужно согласия родителей на обработку информации о воспитанниках, которая была получена при поступлении в ДОУ согласно нормам приказа Минобрнауки РФ о порядке приема в дошкольную организацию (от 08.04.2014 N 293):

    Ф.И.О. ребенка;

    дата и место его рождения;

    адрес места жительства.

    Также в рамках указанного нормативного акта ДОУ вынуждено обрабатывать персональную информацию ребенка, содержащуюся в свидетельстве о его рождении, в медицинских документах.

    Тем не менее, существуют ситуации, когда для обработки персональных данных воспитанников, их родителей и иных лиц необходимо получать согласие. Приведем некоторые примеры:

    • размещение фотографий и видеофайлов на сайте ДОУ с изображением детей;
    • передача третьим лицам фотографий детей для подготовки фотоальбома;
    • получение доверенностей, паспортных данных близких родственников или других лиц в целях передачи ребенка указанным лицам после завершения рабочего дня, когда сами родители не могут забрать ребенка. В этой ситуации необходимо получать согласие указанных лиц на обработку их персональных данных.

    В согласие родителей (представителей ребенка) также необходимо включать сведения, которые были указаны для согласия сотрудников организации.

    Государственные закупки и персональные данные

    Минэкономразвития РФ в своем письме от 08.04.2015 года № Д28и-980 выразило позицию, согласно которой не нужно получать согласие на обработку персональных данных, полученных в рамках 44-ФЗ. Так, например, при заключении контракта с индивидуальным предпринимателем, в реестр контрактов необходимо включить следующие персональные данные лица: ФИО, место жительства. Такая обязанность предусмотрена п. 7 ч.2 ст. 103 закона о госзакупках. А согласно закону о персональных данных обработка информации о лице допускается без его согласия, если она осуществляется в случаях, предусмотренных федеральным законам. К ним и относится закон о госзакупках.

     

    3 Comments:

    1. На мой взгляд, это правильно, что берут согласие родителей на обработку персональных данных детей, по крайней мере, мы знаем, где и когда может появится информация про наших детей.

    2. Катерина

      Согласие на обработку персональных данных, фактически, дает образовательному учреждению право собирать все и любые сведения о ребенке и его семье, без каких-либо ограничений.

    3. Танюшка

      Детский сад, школа и вышестоящие образовательные инстанции могут злоупотребить своим правом неограниченно собирать и обрабатывать данные на Вас и Ваших детей.

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

    Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.